Frais professionnels et imposition

Quelles sont les formes d’indemnisation de frais professionnels possibles ? 

Pour dédommager son salarié et rembourser les frais professionnels, l’employeur a plusieurs options.

Le versement d’allocations forfaitaires

Lorsqu’un employeur choisit de verser une indemnité forfaitaire, les règles sont les suivantes :

• Il doit commencer par comparer le montant de l’allocation forfaitaire aux limites d’exonération qui sont revalorisées annuellement,
• Aucune justification des dépenses n’est nécessaire. Cependant, l’employeur doit démontrer la correspondance entre l’application des allocations et les situations de fait,
• Si les allocations versées dépassent les plafonds d’exonération, l’employeur doit être en mesure d’établir les circonstances de fait et prouver l’utilisation des sommes conformément à leur objet pour exclure la fraction excédentaire de l’assiette des cotisations. Autrement, les allocations sont considérées comme étant des compléments de rémunération.

Les remboursements sous forme d’allocations forfaitaires ne peuvent pas s’appliquer aux dirigeants non-salariés.

Un remboursement des dépenses réellement engagées

Certains frais professionnels sont remboursés sur la base des dépenses réelles. Il s’agit notamment des dépenses engagées par un salarié :

• En situation de télétravail,
• Dans le cadre de l’utilisation professionnelle d’un outil de communication ou d’information,
• À l’occasion d’un déménagement en raison d’une mobilité professionnelle,
• Au cours d’un détachement à l’étranger,
• Lors d’une mission temporaire ou d’une mutation de la métropole vers les départements d’Outre-mer.

Est-ce que les remboursements de frais professionnels sont imposables ? 

Les remboursements des dépenses avancées par un salarié pour le compte de son entreprise employeur sont exonérés d’impôt. En revanche, les allocations forfaitaires et les remboursements de frais y sont soumis puisqu’ils font partie intégrante de son revenu imposable. Néanmoins, une exonération d’impôt reste possible sous conditions.

Les conditions d’exonération d’impôt des frais professionnels

Pour être exonérés d’impôt, les remboursements de frais professionnels doivent répondre à trois conditions :

• Les sommes remboursées sont destinées à couvrir des dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi.
• Elles ne concernent pas des dépenses déjà couvertes par les 10% de déduction forfaitaire. Cependant, il doit s’agir de frais engagés par le salarié au nom et dans l’intérêt de l’entreprise. Les cadeaux pour les clients et les frais de voyage professionnel en sont des exemples.
• Elles correspondent à des dépenses réelles et qui peuvent être justifiées. Il est possible de fixer une indemnité forfaitaire sans que son montant ne s’éloigne de celui des dépenses engagées.

Les indemnités qui couvrent des dépenses personnelles restent imposables puisqu’elles sont considérées comme des avantages en espèces ou en nature. Il en est de même pour les allocations forfaitaires attribuées à des dirigeants salariés de société.

Des plafonds d’exonération pour certaines dépenses professionnelles 

Certaines indemnités et allocations forfaitaires sont exonérées d’impôt sans justificatifs. Cependant, des limites d’exonération s’appliquent. Il s’agit :

• Des indemnités de repas lorsque les circonstances ne permettent pas au salarié de rentrer chez lui. Il peut s’agir de repas pris sur le lieu de travail, hors du lieu de travail ou bien au cours d’un déplacement professionnel.
• Des indemnités kilométriques pour le salarié qui fait usage de son véhicule personnel pour assurer ses déplacements professionnels.
• Des indemnités de déplacement professionnel,
• Des indemnités de grand déplacement qui compensent les dépenses de logement et de repas lorsque les circonstances ne permettent pas au salarié de regagner son domicile.

Au-delà du plafond annuel, ces frais professionnels nécessitent des justificatifs et doivent réunir les conditions d’exonération pour échapper à l’impôt. Autrement, la fraction qui excède le plafond s’ajoute au revenu imposable.

Lorsque le contribuable choisit de déduire ses frais professionnels pour leur montant réel, ses indemnités ne sont pas exonérées mêmes si elles remplissent les conditions d’exonération. Dans le cas où elles ne répondent pas à ces mêmes conditions, leur montant est à ajouter à la rémunération brute.

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