Optimiser vos charges et déduire les frais professionnels de vos revenus imposables est une stratégie financière intelligente. Chaque euro dépensé par l’entreprise pour des frais professionnels réduit directement le bénéfice imposable de celle-ci.
Par exemple, si votre entreprise paie 500 € pour une dépense professionnelle, cette somme est entièrement déductible, diminuant ainsi le montant des bénéfices sur lesquels vous serez imposé. Cela peut représenter une économie d’impôt significative, en particulier pour les entreprises soumises à des taux d’imposition élevés.
Dans ce guide vous trouverez les différentes techniques et pratiques pour optimiser vos charges et passer vos frais de manière judicieuse.
1. Comprendre les charges déductibles
Pour qu’une charge soit déductible, elle doit respecter trois conditions principales assez simple à comprendre et somme toute assez logique :
– Caractère professionnel : la dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
– Justificatifs : chaque dépense doit être appuyée par un document probant, comme une facture avec la TVA.
– Gestion normale : la dépense doit correspondre à une gestion normale de l’entreprise, c’est-à-dire ne pas être disproportionnée par rapport à son activité.
2. Analyse et réduction des dépenses
Établir un plan de trésorerie
Un plan de trésorerie est essentiel pour anticiper les dépenses et éviter les surprises. Il permet de suivre les entrées et sorties d’argent et de prévoir les flux financiers. Une gestion efficace des coûts variables et fixes est indispensable. Comparer régulièrement ses dépenses avec celles de la concurrence peut également offrir des pistes d’optimisation.
Renégocier les contrats et trouver de nouveaux fournisseurs
Renégocier les termes des contrats existants peut souvent aboutir à des conditions plus favorables. En parallèle, explorer de nouveaux fournisseurs peut permettre de bénéficier de meilleures offres et de réduire les coûts.
Inciter les employés à contribuer à la réduction des coûts
Les employés peuvent être une source précieuse d’idées pour réduire les dépenses. Mettre en place des incitations pour ceux qui proposent des moyens d’économiser peut encourager une culture d’entreprise axée sur l’efficacité.
3. Les frais de déplacement et de repas
Frais de déplacement
Les frais de déplacement sont déductibles à condition qu’ils soient engagés pour des raisons professionnelles. Cela inclut les frais de transport (voiture, train, avion, etc.), d’hébergement et de repas liés aux déplacements professionnels. Cependant, la TVA n’est pas déductible sur ces frais, à l’exception des péages et parkings.
Indemnités kilométriques
Un dirigeant utilisant son véhicule personnel pour des déplacements professionnels peut percevoir des indemnités kilométriques, couvrant l’usure, l’entretien, le carburant et l’assurance du véhicule. Ces indemnités sont calculées selon un barème en fonction des chevaux fiscaux du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
Repas d’affaires
Les repas d’affaires sont déductibles si :
– Ils ont un caractère professionnel.
– Ils sont accompagnés de justificatifs détaillant le nom des invités, la date, le lieu et le motif du repas.
– Les repas pris seul peuvent être déductibles sous certaines conditions, par exemple si le dirigeant ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner.
4. Charges liées au siège social
Siège social domicilié
Lorsqu’une entreprise est domiciliée chez son dirigeant, plusieurs options s’offrent pour optimiser les charges :
– Domiciliation à titre gratuit : pas d’impact fiscal direct.
– Refacturation de loyer : le dirigeant peut facturer un loyer à la société, créant une charge déductible pour l’entreprise et un revenu imposable pour le dirigeant. Cette solution est intéressante car les loyers ne sont pas soumis à cotisations sociales, contrairement aux salaires.
– Locaux dédiés : si le siège social est situé dans des locaux dédiés ou en coworking, les loyers sont déductibles tant qu’ils restent en adéquation avec les pratiques du marché et ne sont pas excessifs.
5. Gestion des avantages en nature
Les avantages en nature, comme l’utilisation d’un véhicule de société pour des raisons personnelles, doivent être intégrés à la rémunération du dirigeant et soumis aux cotisations sociales. Cette gestion rigoureuse permet d’éviter les redressements fiscaux.
6. Les cadeaux d’affaires
Les cadeaux offerts à des clients ou partenaires peuvent être déductibles s’ils sont raisonnables par rapport à l’activité de l’entreprise. La TVA est récupérable pour les cadeaux de faible valeur, ne dépassant pas 69 € TTC par bénéficiaire et par an. Il est essentiel de conserver les justificatifs et de noter le motif de chaque cadeau pour justifier leur déduction.
Aussi il est recommandé de ne pas dépasser 3000€ de cadeaux clients par an pour ne pas attirer l’attention de l’administration.
7. Dépenses mixtes : professionnelles et personnelles
Certaines dépenses peuvent être à la fois professionnelles et personnelles. Pour ces dépenses mixtes, il est possible d’appliquer un prorata professionnel. Par exemple :
– Téléphone et internet : Jusqu’à 80% de la dépense peut être déduite si le même équipement est utilisé à des fins professionnelles et personnelles.
– Véhicule personnel : Les indemnités kilométriques permettent de compenser l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel.
– Ordinateur : si vous utilisez votre ordinateur pour les deux, vous pouvez déduire une portion proportionnelle à l’utilisation professionnelle.
8. Les investissements
Distinction entre dépenses et investissements
Les dépenses sont déductibles intégralement l’année où elles sont engagées. En revanche, les investissements sont étalés sur plusieurs années en fonction de leur durée de vie utile. Par exemple, l’achat d’un véhicule sera amorti sur plusieurs années.
Investissements déductibles
– Œuvres d’art : les œuvres d’art d’artistes vivants, exposées au public, peuvent être déduites.
– Placements financiers : les entreprises peuvent investir dans des actions, des fonds, ou même des crypto-monnaies (comme par exemple Bitcoin, Ethereum, Solana), à condition de respecter les règles fiscales.
9. Les solutions pratiques pour les dépenses personnelles
Mutuelle d’entreprise
Mettre en place une mutuelle d’entreprise permet de couvrir les frais de santé des dirigeants et des salariés, avec une déduction possible pour l’entreprise.
Chèques emploi service universel (CESU)
Les CESU permettent de rembourser certains services à domicile (garde d’enfants, ménage) et sont déductibles pour l’entreprise dans la limite de 2 421 € par an et par bénéficiaire.
Épargne salariale
Les plans d’intéressement et d’épargne salariale (PEE, PERCO) permettent de verser des primes exonérées de charges sociales, sous certaines conditions.
Chèques vacances
Les chèques vacances permettent de payer les frais de vacances tout en bénéficiant d’exonérations fiscales.
10. Les dépenses fiscalement non déductibles
Il existe des dépenses qui, bien que légales, ne sont pas déductibles du bénéfice imposable. Elles incluent notamment :
– Frais de véhicules : Les coûts d’achat de véhicules sont plafonnés. Par exemple, la déduction fiscale est limitée à une certaine valeur d’achat (environ 19 000 €). Les montants excédentaires ne peuvent pas être déduits.
– Impôts sur les bénéfices : Les impôts que paie l’entreprise sur ses bénéfices ne sont pas déductibles.
– Pénalités fiscales : Les amendes et pénalités infligées par l’administration fiscale ne peuvent être déduites.
– Fonds de commerce : Le coût d’achat d’un fonds de commerce n’est pas déductible directement, bien que certaines amortissements puissent être appliqués.
Conclusion sur la déduction des frais des entrepreneurs
Optimiser les déductions fiscales est une stratégie essentielle pour toute entreprise. En respectant les règles fiscales et en étant bien préparé, vous pouvez maximiser vos économies tout en minimisant les risques de redressement. Consultez régulièrement votre expert-comptable ou un expert en fiscalité pour rester informé des meilleures pratiques et des changements réglementaires, et assurez-vous de maintenir une documentation rigoureuse de toutes vos dépenses. De cette manière, vous pourrez naviguer sereinement dans le paysage fiscal et garantir la santé financière de votre entreprise.
Passionné de technologie, Tony vous propose des articles et des dossiers exclusifs dans lesquels il partage avec vous le fruit de ses réflexions et de ses investigations dans l'univers de la Blockchain, des Cryptos et de la Tech.
