Numériser ses notes de frais : comment ?
Les avantages procurés par la digitalisation des notes de frais sont nombreux.
Une meilleure maîtrise des dépenses
Les professionnels qui optent pour la digitalisation de leurs notes de frais ont la possibilité de contrôler plus efficacement les dépenses de leurs collaborateurs. En effet, ils peuvent :
- Donner de l’autonomie totale ou partielle à leurs équipes
- Définir un plafond par collaborateur et contrôler, avec des justificatifs, chaque dépense
- Autoriser la réalisation d’une dépense après avoir demandé des justificatifs
Des paiements simples et rapides
Un compte bancaire proposant une digitalisation des notes de frais permet à son titulaire de faciliter les paiements que ses collaborateurs vont effectuer. Les avantages de ce genre d’offre sont :
- Le professionnel peut donner aux collaborateurs qui doivent réaliser des dépenses fréquentes une carte bancaire
- Le professionnel peut offrir aux collaborateurs qui vont réaliser des dépenses qu’il peut contrôler en amont une carte virtuelle à usage unique. Cette solution est aussi recommandée s’il s’agit de dépenses payables sur internet telles que les billets d’avion, les frais d’hôtel, etc.
- Le professionnel peut gérer, sans problème, ses abonnements en optant pour des cartes virtuelles à usage récurrent.
Un meilleur suivi des justificatifs des dépenses
Un compte pro avec une digitalisation des notes de frais permet aussi à son utilisateur de mieux contrôler les dépenses des collaborateurs. Pour cela, il suffit de vérifier régulièrement les justificatifs associés à chaque dépense.
Contrôler les justificatifs de dépenses permet de savoir quel collaborateur a dépensé tel ou tel montant à tel ou tel moment et pour telle ou telle raison. A noter que cette fonction permet aussi d’éviter les dépenses non justifiées. Les acteurs proposant un compte pro avec la fonctionnalité digitalisation des notes de frais fournissent souvent une application facilitant cette tâche.
Pourquoi la digitalisation des notes de frais permet-elle de gagner du temps ?
Basculer de la version papier vers le format numérique accélère grandement le traitement des notes de frais.
Les dépenses sont catégorisées de manière automatique
Les entrepreneurs et professionnels indépendants adoptant la digitalisation de leurs notes de frais ont l’avantage de pouvoir catégoriser leurs dépenses. Ils peuvent, en effet, les rattacher à des catégories de marchands. Ils disposent ainsi de différentes possibilités de classement telles que :
- Les dépenses pour les projets (lancement de nouveaux produits et services, présentation d’une nouvelle offre, refonte du site web, etc.)
- Les dépenses associées à un département au sein de l’entreprise (Ressources humaines, Marketing, Services généraux, etc.)
La définition des plafonds se fait en temps réel
La digitalisation des notes de frais permet également de gagner du temps puisque :
- L’utilisateur a la possibilité d’ajuster le budget de chacun de ses collaborateurs en temps réel
- L’utilisateur peut fixer des limites de dépenses à tout moment qu’il s’agit de définir un budget à dépenser par jour ou tous les mois ou encore pour un projet.
Il y a moins de justificatifs en papier
Les opérateurs proposant cette offre fournissent à leurs utilisateurs une solution d’archivage qui leur permet de conserver une copie électronique de chaque justificatif papier. À noter que ces documents électroniques possèdent la même valeur légale que les originaux.
Comme les notes de frais sont au format numérique, les justificatifs en papier disparaissent peu à peu. Or, les paperasses sont difficiles à gérer et leur traitement demande beaucoup de temps. C’est pourquoi cette solution fournie par les banques pro permet aux professionnels d’éviter ces tâches chronophages.
Hélène est rédactrice pour ComparateurBanque.com depuis 2019. Elle traite souvent de sujets liés à l'actualité.
